Banyak perusahaan ingin mengintegrasikan fungsi dan aktivitas akuntansi jalur operasional ke dalam satu sistem perangkat lunak terintegrasi yang mulus dan efisien, baik yang terlibat dalam penjualan jalur, pra-pemesanan, pengiriman, atau layanan peralatan. Mereka ingin mengumpulkan, berbagi, dan mengakses data lintas departemen. Mereka memimpikan solusi perangkat lunak ERP akuntansi jalur operasional yang memfasilitasi aliran dan distribusi informasi di seluruh perusahaan di setiap desktop dan perangkat seluler.
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Perusahaan yang terlibat dalam distribusi makanan dan minuman dan manajemen layanan peralatan mendapat manfaat besar dari solusi ERP untuk memperhitungkan jalur operasional yang dirancang dengan baik. Perusahaan makanan dan minuman (baik dalam makanan yang mudah rusak dan tidak mudah rusak) dan perusahaan layanan peralatan memerlukan perangkat lunak operasi dan akuntansi. Perangkat lunak ini mengatur pengiriman, mengelola pengiriman langsung dari toko (DSD) serta layanan dan perbaikan peralatan ujung ke ujung.
Namun, keinginan perusahaan untuk solusi ERP sering tetap menjadi mimpi. Meskipun prosesnya mungkin telah melampaui perangkat lunak yang ada, kepemimpinan sering kali tidak yakin tentang bagaimana menemukan vendor yang dapat dipercaya, bagaimana menemukan perangkat lunak yang tepat, bagaimana menganggarkannya, dan pada akhirnya bagaimana berhasil mengimplementasikan solusi ERP yang mengintegrasikan perangkat lunak Produk-produk perusahaan yang berbeda menjadi satu kesatuan yang utuh.
Solusi ERP yang dipilih dengan tepat pasti akan memecahkan masalah operasi perangkat lunak yang terpisah dan terfragmentasi dengan menciptakan lingkungan perangkat lunak yang koheren, efisien, dan andal dengan manfaat luar biasa. Ini mengelola seluruh proses bisnis dari awal hingga akhir: mulai dari pembuatan barang dan produk, hingga pemesanan pelanggan, pergudangan, pemuatan truk, perutean, servis, pengiriman, penagihan, penagihan, dan pengumpulan, termasuk semua fungsi operasional dan akuntansi dalam bentuk koheren yang lengkap. Namun, meskipun banyak manfaatnya, banyak perusahaan tidak mengatasi tantangan awal yang datang dengan meneliti dan mengimplementasikan perangkat lunak baru.
Pembahasan berikut dimaksudkan untuk membantu perusahaan dalam proses diferensiasi. Ini menyajikan tiga manfaat utama dari perangkat lunak ERP dan merinci tiga tantangan yang sering dihadapi perusahaan ketika meneliti dan mengimplementasikan solusi ERP.
Kami memulai diskusi dengan tiga manfaat utama perangkat lunak ERP: (1) menyatukan sistem perusahaan yang berbeda, (2) mengotomatiskan seluruh aliran data, dan (3) terus menyebarkan semua modifikasi dan pembaruan data di seluruh proses perusahaan.
Artikel tersebut kemudian membahas tiga kendala yang sering menghalangi perusahaan untuk mewujudkan impian ERP: (1) perusahaan harus menemukan mitra perangkat lunak yang tepat, (2) mereka harus meninjau kembali proses bisnis yang ada, dan (3) mereka harus menghadapinya. faktor biaya. Tapi pertama-tama, mari kita lihat manfaat besar dari perangkat lunak ERP, yang pada akhirnya mengalahkan semua tantangan.
Manfaat ERP Software
Satu sistem perangkat lunak terpadu di tingkat perusahaan
Keuntungan utama dari solusi ERP adalah kemampuan perangkat lunak untuk secara sistematis dan komprehensif mengintegrasikan setiap tugas ke dalam satu sistem di seluruh perusahaan. Ini terjadi karena setiap pekerjaan harian, mingguan, atau bulanan diprogram dalam perangkat lunak, memungkinkan setiap tugas menjadi bagian dari sistem terpadu.
Sebagai solusi ujung ke ujung, perangkat lunak ERP menghilangkan program kerja debug apa pun serta mengimpor atau mengekspor data di luar solusi ERP terpadu. Perangkat lunak ERP menggabungkan semua fungsi dan aktivitas ke dalam satu sistem sehingga setiap titik entri data tunggal mengalir ke dalam rantai peristiwa terpadu yang dikomunikasikan di semua departemen.
Aliran data yang terintegrasi memungkinkan akses ke informasi data yang selalu berubah di mana pun dibutuhkan di perusahaan. Setelah semua data distandarisasi, sistem yang sebelumnya berbeda tidak lagi diperlukan. Spreadsheet dan tumpukan kertas telah menjadi kenangan yang jauh. Solusi ERP membuat entri ganda menjadi usang karena seluruh aliran data menjadi bagian dari satu solusi perangkat lunak terintegrasi.
Dengan kata lain, perangkat lunak ERP membuat seluruh proses menjadi sederhana, efisien, dan bebas dari kesalahan. Ini mengurangi waktu karyawan dan memberikan organisasi yang unggul, ketepatan waktu, kinerja dan produktivitas di semua tingkat departemen. Sebagai satu solusi terpadu, perangkat lunak ERP menciptakan proses bisnis profesional serta akuntabilitas dan aksesibilitas di seluruh perusahaan.
Aliran data seluruh perusahaan otomatis
Manfaat lain dari perangkat lunak ERP berkaitan dengan aliran data otomatis yang dikelola perangkat lunak ERP di seluruh proses. Sebagai hasil dari aliran data otomatis, perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ERP memprofesionalkan proses bisnisnya karena data lintas departemen benar-benar dapat diandalkan dan dapat diakses setiap saat dan dari semua tempat.
Sulit untuk mempertahankan aliran informasi yang terus diperbarui seperti ini tanpa perangkat lunak ERP yang menangani banyak pembaruan, modifikasi, dan penambahan data yang konstan yang terjadi setiap hari di perusahaan makanan dan d Distribusi minuman dan manajemen pelayanan peralatan. Kesalahan input hilang, seperti halnya operasi impor dan ekspor atau spreadsheet. Waktu tunda memudar, dan pembaruan data secara otomatis didistribusikan ke seluruh sistem. Proses otomatis memastikan keakuratan data yang mutlak.
Aliran data otomatis memastikan bahwa semua proses pengiriman dan layanan terjadi di tingkat perusahaan. Mereka muncul ‘di belakang layar’ perangkat lunak ERP yang dirancang khusus untuk mengelola transaksi yang kompleks dan beragam tanpa gangguan dalam aliran operasional.
Dengan demikian, perangkat lunak ERP mengamankan informasi terbaru dan terinci tentang barang yang dikirim, layanan yang disediakan, truk yang dimuat, dan gudang yang diisi ulang. Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) mengotomatiskan proses operasional dan akuntansi yang kompleks dan memberikan efisiensi dan penghematan finansial di semua tingkatan.
Publikasi berkelanjutan dari semua modifikasi dan pembaruan data
Perangkat lunak akuntansi jalur operasional Enterprise Resource Planning (ERP) menawarkan keuntungan lain. Memastikan diseminasi yang berkelanjutan dari semua modifikasi dan pembaruan data di seluruh sistem sehingga data yang terkait dengan aspek apa pun dari proses bisnis selalu mutakhir.
Pengeposan terus menerus dari semua modifikasi dan pembaruan data menghilangkan pembaruan manual dan pertanyaan fisik. Memberikan peningkatan organisasi, waktu, kinerja, dan produktivitas di semua tingkat departemen. Aliran data yang selalu diperbarui meningkatkan pelacakan dan perkiraan tugas pemesanan, pemuatan truk, pergudangan, dan penggalangan dana. Penyebaran aliran data yang berkelanjutan memungkinkan proses bisnis profesional, serta akuntabilitas dan aksesibilitas internal setiap saat.
Misalnya, penyebaran aliran data yang berkelanjutan memastikan bahwa karyawan gudang memiliki perkiraan yang akurat tentang pesanan yang diharapkan. Karyawan dapat merencanakan sesuai bahkan ketika perubahan menit terakhir terjadi, dan mereka tidak perlu berimprovisasi untuk pesanan menit terakhir.
Demikian pula, layanan pelanggan meningkat karena layanan dan produk selalu dapat dilacak dengan baik di mana-mana bahkan ketika ada perubahan jam kesebelas dalam proses pemesanan atau pengiriman dan layanan. Pelanggan tidak lagi berpindah dari satu departemen ke departemen lain, seperti pada masa sebelum ERP diterapkan. Akses konstan ke data terbaru memfasilitasi layanan pelanggan yang lancar, efisien, dan penuh perhatian.
Singkatnya, desain perangkat lunak ERP terpadu, aliran data otomatis, dan aliran penyebaran data yang berkelanjutan memastikan organisasi yang lancar, efisiensi skala besar, dan saling ketergantungan yang dapat diandalkan.
Jadi mengapa perusahaan begitu enggan untuk memiliki software ERP untuk akuntansi jalur operasional? Tiga tantangan utama sering kali mencegah mereka menuai manfaat dari solusi ERP yang diimplementasikan.
Kendala ERP Software
Menemukan mitra yang tepat untuk program ini
Tidak ada yang bisa membuat frustrasi seperti menemukan mitra perangkat lunak yang tepat yang perlu memberikan tidak hanya perangkat lunak terbaik tetapi juga harus mengetahui kekhasan industri, memiliki kompetensi implementasi perangkat lunak yang luar biasa, dan menyediakan infrastruktur pendukung yang komprehensif. Bagaimanapun, perangkat lunak ERP akuntansi operasional menjalankan seluruh bisnis dan mengambil tanggung jawab keuangan dan operasional seluruh perusahaan. Hanya mitra yang tepat dalam program yang dapat dipercayakan dengan tugas besar ini. Dengan kebutuhan dan tekad, ini akan menjadi hubungan jangka panjang.
Oleh karena itu, menemukan mitra perangkat lunak yang tepat bukanlah waktu yang tepat untuk bergerak cepat. Referensi harus diperiksa dengan sangat hati-hati, dan banyak waktu diperlukan untuk meninjau penawaran perangkat lunak yang berbeda. Proses diferensiasi membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang solusi, dan hubungan yang baik dengan penyedia sangat penting untuk memastikan bahwa hubungan tidak tegang setelah solusi diinstal.
Dengan kata lain, kemampuan komprehensif perangkat lunak ERP membuat implementasi tampak berisiko dan memberikan banyak tekanan pada pimpinan perusahaan untuk menemukan penyedia perangkat lunak yang dapat dipercaya.
Dengan kata lain, meneliti perangkat lunak ERP memerlukan komitmen waktu, tenaga, dan sumber daya yang serius, yang membuat pembelian perangkat lunak ERP untuk akuntansi jalur operasional cukup menantang.
Meninjau dan mengevaluasi proses bisnis saat ini
Tantangan dan penghalang lain adalah menginstal perangkat lunak ERP karena juga membutuhkan banyak waktu dan usaha. Perangkat lunak ERP tidak boleh dipilih tanpa tinjauan dan evaluasi menyeluruh terhadap operasi bisnis perusahaan saat ini.
Tidak ada cara untuk menghindari tugas yang membosankan dan memakan waktu ini. Jika sebuah perusahaan tidak jelas tentang banyak tugas dan persyaratan yang saling terkait dari operasi bisnis yang ada, hampir tidak mungkin untuk menentukan solusi ERP yang tepat. Dengan demikian, perlu untuk meninjau dan mengevaluasi bagaimana pola kerja disinkronkan. Memahami pola-pola ini memastikan bahwa solusi ERP yang tepat dipilih agar sesuai dengan pola bisnis spesifik Anda. Proses peninjauan dan evaluasi juga memberikan informasi yang diperlukan di mana saja.